INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)

AMBRA REAL ESTATE S.R.L.

Informativa rivolta a clienti, potenziali clienti, proprietari, venditori, acquirenti, utenti di moduli online e altri soggetti interessati ai servizi immobiliari.

Ultimo aggiornamento: agosto 2026

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è:

AMBRA REAL ESTATE S.R.L.
Via Guglielmo Marconi n. 15
07029 Tempio Pausania (SS)
C.F./P.IVA 02971650904

E-mail:
Sito web: www.ambrarealestate.com

Le richieste relative alla protezione dei dati personali e all’esercizio dei diritti dell’interessato possono essere inviate all’indirizzo e-mail sopra indicato.

2. AMBITO DI APPLICAZIONE

La presente informativa riguarda i dati personali trattati da Ambra Real Estate S.r.l. nell’ambito della propria attività di intermediazione e consulenza immobiliare, compresa la gestione di richieste di informazioni, valutazioni, manifestazioni di interesse, compravendite, locazioni, cessioni di diritti immobiliari o di multiproprietà, trattative, modulistica online e comunicazioni tramite telefono, e-mail, applicazioni di messaggistica e altri canali digitali.

L’informativa si applica anche alle manifestazioni non vincolanti di disponibilità alla cessione di immobili, quote o diritti di multiproprietà e ai successivi eventuali contatti precontrattuali.

3. CATEGORIE DI DATI TRATTATI

A seconda del rapporto e del servizio richiesto, possono essere trattati:

• dati identificativi e anagrafici, quali nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita;
• dati di contatto, quali indirizzo, numero telefonico, indirizzo e-mail e recapiti di messaggistica;
• dati relativi a immobili o diritti immobiliari, quali ubicazione, appartamento, quota, periodo o settimana di godimento, dati catastali, titolarità e provenienza;
• dati economici e amministrativi strettamente collegati alla trattativa, quali prezzo richiesto o offerto, condizioni di vendita, eventuali oneri, pendenze o spese pregresse dichiarate o da verificare;
• dati contenuti nelle comunicazioni intercorse con l’Agenzia;
• documentazione necessaria alla trattativa o agli adempimenti di legge;
• dati tecnici connessi all’utilizzo del sito internet, dei moduli online e dei servizi digitali, nei limiti in cui tali dati siano trattati dai fornitori tecnologici utilizzati.

Ambra Real Estate non richiede, di regola, categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR.

Si invita pertanto a non inserire nei campi liberi informazioni relative, ad esempio, a condizioni di salute, convinzioni religiose o politiche, origine etnica, vita sessuale o altri dati particolarmente sensibili, salvo che ciò sia strettamente necessario e sussista un’idonea base giuridica.

4. ORIGINE DEI DATI

I dati possono essere raccolti direttamente presso l’interessato, ad esempio mediante sito internet, moduli online, e-mail, telefono, WhatsApp o incontri con l’Agenzia.

Alcuni dati possono inoltre essere già disponibili presso Ambra Real Estate in virtù di precedenti rapporti professionali oppure provenire, nei limiti consentiti dalla legge, da:

• documentazione relativa all’immobile o al diritto oggetto di trattativa;
• registri, visure o banche dati pubblicamente accessibili;
• professionisti e soggetti coinvolti nella pratica;
• amministratori, proprietari, controparti o altri soggetti che abbiano legittimamente comunicato i dati all’Agenzia.

Quando i dati non sono raccolti direttamente presso l’interessato, Ambra Real Estate tratta esclusivamente i dati necessari alla finalità perseguita e fornisce le informazioni previste dall’art. 14 GDPR nei tempi e nei casi stabiliti dalla normativa.

5. FINALITÀ E BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO

A) Gestione di richieste, manifestazioni di interesse e trattative

I dati sono trattati per ricevere e gestire richieste di informazioni, verificare la disponibilità a vendere o acquistare, valutare la possibilità di avviare una trattativa, ricontattare l’interessato e predisporre proposte, documenti e attività precontrattuali.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR, ossia esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato.

B) Esecuzione di incarichi e rapporti contrattuali

Qualora venga conferito un incarico o concluso un contratto, i dati sono trattati per l’esecuzione del rapporto, la gestione della pratica e le attività connesse alla mediazione o consulenza immobiliare.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

C) Adempimenti di obblighi di legge

I dati possono essere trattati per gli obblighi amministrativi, fiscali, contabili, antiriciclaggio, di identificazione, registrazione e conservazione documentale previsti dalla normativa applicabile all’attività immobiliare.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. c) GDPR.

D) Tutela dei diritti, sicurezza e organizzazione interna

I dati possono essere utilizzati, nei limiti necessari, per prevenire abusi o frodi, verificare la correttezza delle informazioni, garantire la sicurezza dei sistemi, gestire contestazioni, esercitare o difendere diritti in sede stragiudiziale o giudiziale e organizzare in modo efficiente le pratiche dell’Agenzia.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, legittimo interesse del Titolare, previo bilanciamento con i diritti e le libertà degli interessati.

E) Comunicazioni promozionali e marketing

L’invio di newsletter, offerte immobiliari generiche, comunicazioni commerciali non direttamente collegate a una richiesta o trattativa in corso e altre attività di marketing viene effettuato esclusivamente quando sussiste un’idonea base giuridica e, quando richiesto, previo consenso specifico dell’interessato.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. a) GDPR, ove il consenso sia necessario.

Il consenso è facoltativo e può essere revocato in qualsiasi momento.

6. UTILIZZO DI STRUMENTI DI INTELLIGENZA ARTIFICIALE

Ambra Real Estate può utilizzare strumenti informatici dotati di funzionalità di intelligenza artificiale, compresa l’intelligenza artificiale generativa, quale supporto alle attività dell’Agenzia.

Tali strumenti possono essere impiegati, ad esempio, per:

• organizzare, classificare e riordinare informazioni e documentazione;
• individuare possibili incongruenze, duplicazioni o dati mancanti;
• predisporre bozze di comunicazioni, relazioni, schede, riepiloghi e documenti;
• sintetizzare informazioni contenute nelle pratiche;
• supportare ricerche e confronti tra dati relativi a immobili, proprietari, contatti e documentazione;
• migliorare l’efficienza delle attività amministrative e operative.

L’utilizzo dell’intelligenza artificiale è strumentale alle medesime finalità indicate nella presente informativa e non costituisce, di regola, una finalità autonoma del trattamento.

Ambra Real Estate adotta criteri di minimizzazione dei dati e, ove possibile, evita di trasmettere agli strumenti di IA dati personali non necessari, documenti eccedenti o categorie particolari di dati.

Quando tecnicamente possibile e adeguato alla finalità, i dati possono essere ridotti, oscurati o pseudonimizzati prima dell’elaborazione.

Gli output prodotti dagli strumenti di intelligenza artificiale hanno natura di supporto e possono contenere errori o imprecisioni. Le informazioni rilevanti ai fini di una trattativa, di una valutazione, di un contratto o di una decisione dell’Agenzia sono pertanto sottoposte a verifica umana.

Ambra Real Estate non adotta, nell’ambito delle attività descritte nella presente informativa, decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati o sistemi di intelligenza artificiale che producano effetti giuridici sull’interessato o incidano in modo analogamente significativo sulla sua persona ai sensi dell’art. 22 GDPR.

In particolare, l’eventuale utilizzo di strumenti di IA non determina automaticamente:

• l’accettazione o il rifiuto di una proposta;
• il prezzo di acquisto o di vendita;
• la priorità di un soggetto rispetto a un altro;
• l’esito di una trattativa.

Tali valutazioni restano affidate a persone fisiche.

Qualora siano utilizzati servizi di intelligenza artificiale forniti da soggetti terzi, Ambra Real Estate seleziona, per quanto applicabile, servizi e configurazioni coerenti con la normativa in materia di protezione dei dati e limita i dati trasmessi a quelli necessari.

Ove il servizio e il rapporto contrattuale lo consentano, viene privilegiata la configurazione che esclude l’utilizzo dei dati dell’Agenzia per autonome finalità di addestramento dei modelli del fornitore.

Tra gli strumenti che possono essere utilizzati, in funzione delle esigenze operative e delle configurazioni contrattualmente adottate, possono rientrare servizi di intelligenza artificiale forniti da operatori specializzati, inclusi OpenAI/ChatGPT o servizi equivalenti.

L’elenco dei principali fornitori e le informazioni sui relativi trattamenti possono essere richiesti al Titolare.

7. MODULI ONLINE, CLOUD E SERVIZI DIGITALI

Per la raccolta delle manifestazioni di interesse e per la gestione delle pratiche Ambra Real Estate può utilizzare servizi di cloud computing, posta elettronica, archiviazione e modulistica online, tra cui Google Forms, Google Drive, Google Workspace e ulteriori fornitori tecnici.

Tali soggetti possono trattare dati per conto di Ambra Real Estate in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, quando ricorrono i relativi presupposti, oppure secondo il diverso ruolo previsto dai rispettivi servizi e condizioni contrattuali.

L’utilizzo di moduli online e del sito internet può comportare anche il trattamento, da parte del fornitore tecnico, di dati di connessione, sicurezza e funzionamento necessari all’erogazione del servizio.

8. DESTINATARI DEI DATI

I dati possono essere comunicati, nei limiti strettamente necessari alle finalità sopra indicate, a:

• personale, collaboratori e soggetti autorizzati da Ambra Real Estate;
• professionisti e consulenti, quali notai, avvocati, commercialisti, tecnici e altri professionisti coinvolti nella pratica;
• potenziali acquirenti, venditori, proprietari o altre controparti e relativi consulenti, quando la comunicazione sia necessaria per una trattativa concretamente avviata;
• fornitori di servizi informatici, cloud, e-mail, modulistica online, messaggistica, archiviazione, sicurezza e intelligenza artificiale;
• istituti bancari o intermediari, quando necessario per la pratica;
• autorità pubbliche, organismi di vigilanza, forze dell’ordine o altri soggetti ai quali la comunicazione sia dovuta per legge.

I dati personali non sono diffusi al pubblico, salvo specifica richiesta dell’interessato o quando la pubblicazione sia necessaria per l’esecuzione di un incarico immobiliare e avvenga nel rispetto della normativa applicabile.

9. TRASFERIMENTO DI DATI FUORI DALLO SPAZIO ECONOMICO EUROPEO

L’utilizzo di alcuni fornitori tecnologici, servizi cloud o strumenti di intelligenza artificiale può comportare il trattamento di dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

In tali casi Ambra Real Estate adotta, per quanto di propria competenza, le garanzie previste dal GDPR, quali decisioni di adeguatezza della Commissione europea, clausole contrattuali standard ai sensi dell’art. 46 GDPR o altri strumenti previsti dalla normativa applicabile.

L’interessato può chiedere informazioni sulle garanzie concretamente applicabili ai singoli fornitori contattando il Titolare.

10. PERIODO DI CONSERVAZIONE

I dati sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario alle finalità per cui sono trattati, tenendo conto degli obblighi di legge e della necessità di tutela dei diritti del Titolare.

In via generale:

• le manifestazioni di interesse e richieste che non sfociano in una trattativa sono conservate, di regola, fino a 12 mesi dall’ultimo contatto utile, salvo richiesta di cancellazione anticipata o necessità di ulteriore conservazione;
• i dati relativi a trattative e attività precontrattuali non concluse sono conservati per il tempo necessario alla gestione della pratica e, di regola, non oltre 24 mesi dall’ultima attività, salvo esigenze di tutela dei diritti;
• i dati relativi a rapporti contrattuali, obblighi fiscali, contabili e antiriciclaggio sono conservati per i termini previsti dalla legge, normalmente fino a 10 anni o per il diverso periodo imposto dalla normativa applicabile;
• i dati trattati per finalità di marketing sulla base del consenso sono conservati fino alla revoca del consenso e comunque secondo criteri di proporzionalità e aggiornamento periodico.

I dati eventualmente trattati mediante fornitori cloud o strumenti di IA sono soggetti anche ai tempi tecnici di conservazione previsti dai servizi utilizzati, fermo restando l’obbligo di Ambra Real Estate di scegliere configurazioni e tempi coerenti con le proprie finalità e con il principio di minimizzazione.

11. NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento dei dati contrassegnati come necessari nei moduli o richiesti per gestire una specifica pratica è necessario per poter dare seguito alla richiesta, alla manifestazione di interesse o alla trattativa.

Il mancato conferimento può rendere impossibile valutare la posizione o ricontattare l’interessato.

Il conferimento di informazioni ulteriori, di una richiesta economica indicativa, di osservazioni o di dati non essenziali è facoltativo.

Il consenso per eventuali finalità promozionali o di marketing è sempre facoltativo e il suo mancato rilascio non pregiudica la possibilità di avviare o proseguire una trattativa immobiliare.

12. DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’interessato può esercitare, nei casi previsti dal GDPR, i diritti di cui agli artt. 15-22, tra cui:

• ottenere conferma dell’esistenza di un trattamento e l’accesso ai propri dati;
• chiedere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
• chiedere la cancellazione dei dati quando ne ricorrono i presupposti;
• chiedere la limitazione del trattamento;
• opporsi, per motivi connessi alla propria situazione particolare, ai trattamenti basati sul legittimo interesse;
• opporsi in qualsiasi momento al marketing diretto;
• ricevere, quando applicabile, i dati in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico e chiederne la portabilità;
• revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
• non essere sottoposto, nei casi previsti dall’art. 22 GDPR, a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi.

Le richieste possono essere inviate a:

13. RECLAMO ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate sul sito ufficiale:

www.garanteprivacy.it

Resta salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale previsto dalla legge.

14. SICUREZZA E RISERVATEZZA

Ambra Real Estate adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio per proteggere i dati personali da perdita, uso improprio, accesso non autorizzato, divulgazione o alterazione.

L’accesso ai dati è limitato ai soggetti che ne abbiano necessità per lo svolgimento delle attività di propria competenza e che siano tenuti alla riservatezza.

15. AGGIORNAMENTI DELL’INFORMATIVA

La presente informativa può essere aggiornata in caso di modifiche normative, organizzative, tecnologiche, dei servizi utilizzati o delle modalità di trattamento.

La versione aggiornata sarà resa disponibile sul sito di Ambra Real Estate S.r.l.